La méthode 8D est l’une des méthodologies utilisées pour la résolution de problèmes, fondamentale pour trouver la cause profonde d’une déviation. Cette approche visant à définir et à résoudre les problèmes à la racine complète d’autres outils utilisés dans le domaine de la qualité, tels que les 5M, SIGMA, QRQC, 5 Whys, etc.
L’origine de la méthode 8D
La méthode 8D a été développée dans l’industrie automobile dans les années 1980 par la Ford Motor Company, alors appelée TOPS, ou Team Oriented Problem Solving. Comme on peut le comprendre à partir de l’acronyme original, elle repose en grande partie sur la participation et la collaboration de ressources humaines « orientées » vers la résolution d’un problème.
La méthodologie 8D est un outil d’orientation pour l’évaluation et l’analyse des problèmes critiques, et aide les organisations non seulement à prendre les mesures correctives et curatives les plus efficaces, mais aussi à mettre en œuvre des actions préventives résultant de la standardisation des processus d’évaluation.
Il réussit à atteindre l’objectif de créer une efficacité commerciale, un environnement de production sain et proactif, qui minimisera les déchets et obtiendra une satisfaction maximale du client.
Quelles sont les étapes de l’application de la méthode 8D ?
La méthode 8D, comme son nom l’indique, se compose de 8 étapes. Il en existe toutefois une, que nous appellerons la phase 0, qui précède l’ensemble du processus.
Phase 0 : préparation et planification. Comme pour tout outil d’évaluation systémique, il est important d’avoir la capacité de planifier ses actions futures. Il s’agira de recueillir des informations, de dresser une liste de contrôle efficace et de prendre les mesures nécessaires en cas d’urgence pour protéger le client ;
Phase 1 : formation du groupe de travail. La première phase sera fondamentale. Le groupe de travail doit être formé sur la base de la capacité à travailler en équipe, de la capacité à aborder l’amélioration et de l’expérience de la question critique en question. Outre les compétences techniques sur le processus et le produit, le groupe doit également rechercher ou créer des compétences relatives aux outils d’analyse de ceux-ci, en utilisant les outils mentionnés ci-dessus pour la résolution de problèmes. Il convient de désigner un responsable qui sera également chargé de faciliter le travail d’analyse et de suivi des résultats attendus ;
Phase 2 : description de la criticité. Le groupe formé commencera la description de la criticité, en prenant en compte les informations, les données et les preuves, aussi complètes que possible. Par exemple :
- Identifier les effets, et caractériser la profondeur du problème constaté ; – Enregistrement des données provenant de la surveillance des processus, des plaintes, des fiches techniques, associées à la question ;
- Utiliser dans la session de brainstorming l’utilisation des 5 Ws pour obtenir une description approfondie du problème ;
Phase 3 : correction rapide du problème. Cette phase est souvent définie à tort comme une action corrective. L’action corrective doit être une activité opportune pour assurer la conformité ;
Phase 4 : évaluer les causes profondes. Nous avons apporté une correction rapide, mais quelles sont les raisons pour lesquelles le problème est apparu ? Là encore, l’utilisation des 5Ws sera cruciale pour découvrir les causes profondes qui ont conduit à la déviation ;
Phase 5 : à la suite de l’analyse approfondie, les activités qui empêcheront la déviation de se reproduire doivent être définies, également à plusieurs niveaux. Définir le calendrier, les ressources et les responsabilités. Il est évident que des preuves doivent être conservées, contenant toutes les informations et les démarches, par exemple :
- La description de la criticité ;
- La description de l’action corrective en temps ;
- Évaluation des causes profondes qui ont conduit à la déviation ;
- Définition des causes profondes ;
- Détails des actions correctives, des ressources humaines, des techniques, du calendrier et des responsabilités ;
- La définition des critères d’efficacité des activités, et des objectifs à atteindre ;
Phase 6 : évaluation de l’efficacité des actions : une fois les activités réalisées, il sera nécessaire d’évaluer leur efficacité. Cela permet de s’assurer que le problème initial et ses effets ne peuvent pas se reproduire. Ce processus peut être mené à bien par le biais d’inspections, d’audits, et fournira à nouveau des occasions de collecter des données et des preuves pour le processus d’amélioration continue ;
Phase 7 : standardisation. L’étude réalisée et les actions intégrées peuvent être utilisées pour améliorer d’autres processus. Dans ce cas, les activités seront préventives et non correctives. Les actions préventives que vous pouvez entreprendre comprennent :
- Mise à jour des méthodes de travail ;
- Formation et éducation du personnel ;
- Mettre à jour ou modifier les équipements, les outils et les installations ;
Phase 8 : standardisation. On gagne avec l’équipe et on perd avec l’équipe. Chaque participant doit être tenu informé des conséquences du processus, même ceux qui ne sont pas inclus dans le suivi des plans d’action, car sans la participation et la collaboration de tous les acteurs, les résultats ne seront pas satisfaisants.
Résolution de problèmes : avantages de la méthode 8D
La méthodologie 8D est très populaire, car elle permet l’adoption d’une approche cohérente et systémique des questions critiques. Si elle est adoptée correctement, les avantages dont votre organisation peut bénéficier peuvent être résumés comme suit :
- Mise en œuvre et adoption d’outils pour l’évaluation, la prévention et la gestion de la résolution de problèmes ;
- Amélioration de la gestion de la résolution des problèmes, basée sur le travail en équipe et non sur les compétences individuelles d’une seule ressource ;
- Création d’un historique de criticité, qui constituera une excellente base statistique pour prendre des décisions fondées sur des données, conformément aux principes du PDCA ;
- Une plus grande efficacité et efficience dans l’évaluation et la résolution des problèmes ;
- Une compréhension pratique de l’analyse des causes profondes ;
- Améliorer les compétences des ressources humaines ;
- Créer un environnement de travail propice au changement et au développement, à la productivité et à la satisfaction des clients ;
- Améliorer la gestion des ressources techniques et des méthodes de travail, en réduisant également le gaspillage et l’inefficacité ;
- Une communication plus franche et ouverte dans les discussions de résolution de problèmes, ce qui accroît l’efficacité ;
- Amélioration de la compréhension des problèmes et de leur résolution par les cadres et les dirigeants ;
- Gestion de la résolution de problèmes basée sur des données réelles évaluées en profondeur et pas seulement sur des corrections.
La méthode 8D a été créée pour représenter les meilleures pratiques en matière de résolution de problèmes. Lorsqu’elle est appliquée correctement, cette méthodologie permet non seulement d’améliorer la qualité et la fiabilité de vos produits/services, de réduire le gaspillage dû à l’inefficacité et d’atteindre une satisfaction maximale du client, mais elle prépare également votre équipe à la gestion du changement.